Geordnete und sichere Belegablage: So sind Steuerberater und Mandant auf der sicheren Seitee

Ein knappes Jahr sind die vom BMF veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) alt. Sie gelten für Veranlagungszeiträume ab dem 1.1.2015. Fachkreise treibt seitdem die Frage um, welche konkreten Maßnahmen zu ergreifen sind, um eine geordnete und übersichtliche Belegablage vorweisen zu können. Vor allem solche Unternehmen, bei denen zwischen Belegeingang und Verbuchung im IT-System eine gewisse Zeitspanne vergeht, sorgen sich um ein mögliches Verwerfen des Buchführungswerkes durch den Betriebsprüfer. Die strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen und eine dementsprechende Verfahrensdokumentation anzufertigen, sind daher ratsam. Hilfestellung hierfür bietet die nun veröffentlichte Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage, an der der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) als Beteiligter der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) mitgewirkt hat. Steuerberatern und Mandanten bietet dieses Arbeitsmaterial wertvolle Formulierungs- und Verfahrenshilfen.

Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Meist sind solche Niederschriften in KMU allenfalls für die IT-gestützte Buchführung selbst vorhanden oder fehlen sogar gänzlich. Idealerweise beginnt eine Verfahrensdokumentation bereits ganz am Anfang des Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses, nämlich bei der Belegablage. Unabhängig von der verwendeten Form des Mediums „Beleg“ finden alle Steuerpflichtigen brauchbare Musterformulierungen: Es wird der Umgang mit Belegen, die originär in Papierform eingehen sowie solchen, die anschließend digitalisiert werden und jenen, die originär in Digitalform vorliegen, thematisiert.

Die Musterverfahrensdokumentation ist individualisierbar und dient den Unternehmen somit als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren. Die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Verfahrensdokumentation gibt es daher nicht. Für Steuerberater bietet sich hierbei ein weites Betätigungsfeld.

Steuerpflichtigen und ihren Beratern steht die Musterverfahrensdokumentation ab sofort zum Download bereit. Ferner besteht insbesondere für Berufsangehörige die Möglichkeit ein individualisierbares Dokument* herunterzuladen. Dieses kann mit dem Namen der Kanzlei und dem Logo versehen und verbreitet werden sowie für individuelle Verfahrensdokumentationen zur Belegablage genutzt werden.

Für den DStV wirkten im Rahmen des Arbeitskreises 3.4 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ des AWV an der Entwicklung einer „Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage“ die Steuerreferentinnen StBin Vicky Johrden und Annekathrin Wernsdorf, B.Sc. mit. Der AWV vereint die Expertise von GoBD-Fachleuten aus Wirtschaftsverbänden und -kammern sowie Unternehmen.

*Steuerberater, die Weiterentwicklungen und Änderungen inhaltlicher Art planen, müssen sich vorher wegen der Kennzeichnung von Änderungen an den AWV wenden. Für solche Fälle steht eine eigens entwickelte Vorlage bereit.

Stand: 22.10.2015

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